Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Nie wszyscy jednak posiadają odpowiednie umiejętności do tego, by kompleksowo zająć się kwestiami formalnymi oraz obiegiem dokumentów w firmie.

Są też tacy, którzy nie mają zbyt wiele czasu na tego rodzaju czynności. Z pomocą dla takich osób przychodzą biura rachunkowe, które w swoich ofertach mają szeroki wybór usług dla przedsiębiorstw. Wykwalifikowani księgowi prowadzą pełną księgowość firmy bądź też mogą być kluczowym wsparciem w rozliczaniu podatków, przygotowywaniu dokumentów oraz prowadzeniu kadr i płac. Wybierając dobre biuro księgowe, warto jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych cech, które mogą wpływać na efektywność współpracy. W końcu taka decyzja jest niezwykle ważna dla prawidłowego rozwoju i funkcjonowania firmy. 

Jakie cechy posiada dobre biuro księgowe?

Każde biuro księgowe musi posiadać licencję ministerstwa finansów, która jest dokumentem potwierdzającym legalną działalność. Taki certyfikat jest wydawany po zdaniu egzaminu państwowego, odbyciu odpowiednio długiego stażu oraz przy posiadaniu średniego wykształcenia. Mogą go otrzymać również osoby, które ukończyły studia i 3-letni staż w zawodzie. Weryfikacja posiadania tej licencji jest kluczowa w uzyskaniu pewności co do tego, że dana firma wykonuje usługi zgodnie z prawem i obowiązującymi normami. Przedsiębiorcy mogą to sprawdzić na stronie internetowej ministerstwa finansów. Poza tym, przy wyborze biura rachunkowego, warto też wziąć pod uwagę następujące kwestie dotyczące:

1. Ubezpieczenia biura księgowego od odpowiedzialności cywilnej – posiadanie takiego ubezpieczenia jest gwarancją tego, że w przypadku błędów, szkody finansowe zostaną pokryte przez ubezpieczyciela, a nie z kieszeni przedsiębiorcy,

2. Doświadczenia – i choć można je zweryfikować już na podstawie licencji ministerstwa finansów, warto jeszcze sprawdzić dodatkowe kompetencje biura oraz umiejętności pracowników,

3. Kompetencji personelu – znajomość języków obcych, wykształcenie, posiadanie certyfikatów oraz zaświadczeń o ukończonych kursach działa na korzyść usługodawcy. Dobrze wykwalifikowana kadra jest wizytówką biura księgowego.

4. Wiedzy – ważne jest to, by pracownicy biura księgowego mieli odpowiednią wiedzę z zakresu obowiązujących przepisów prawnych. Mianowicie bez śledzenia bieżących zmian w regulacjach prawnych nie ma mowy o efektywnej współpracy.

5. Zakresu usług – dobrze jest poznać usługi, jakie ma do zaoferowania dane biuro księgowe. Nigdy nie wiadomo, czy w przyszłości dana firma nie będzie potrzebowała pomocy w innym zakresie, niż początkowo zakładała, a w takiej sytuacji opłaca się korzystać z jednego, sprawdzonego już specjalisty.

6. Bezpieczeństwa usług – weryfikacja odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji ma kluczowe znaczenie i chroni przedsiębiorców przed utratą danych lub ich wykorzystywaniem przez niepowołane osoby. Liczy się stacjonarne zabezpieczenie biur księgowych np. poprzez monitoring i systemy alarmowe oraz elektroniczna ochrona poprzez np. bezpieczny dostęp do systemu, kopie bezpieczeństwa itp. 

7. Aktywnego doradztwa – firma, której zależy na oszczędzaniu, poza obsługą księgowości powinna mieć możliwość skorzystania z doradztwa biura rachunkowego, które np. zaproponuje optymalizację podatkową.

8. Elastycznego podejścia – konieczne jest zdobycie wiedzy na temat tego, jak funkcjonuje dane biuro księgowe. Istotne jest to, by z dokumentów można było korzystać na różne sposoby, nie tylko w tradycyjnych formach. W dobie rozwoju technologicznego warto korzystać z usług nowoczesnych księgowych, którzy działają również w internecie, a przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej nie jest dla nich problemem. 

9. Sprawnej komunikacji – szybki przepływ informacji jest niezbędny dla owocnej współpracy, jeśli kontakt jest utrudniony lub biuro księgowe nie dotrzymuje terminów, nie warto podpisywać umowy z taką firmą.

10. Opinii wśród klientów – warto poznać opinię przedsiębiorców, którzy korzystali już z usług danego biura rachunkowego. Referencje są potwierdzeniem kompetencji oraz świadczą o zadowoleniu ze współpracy.